Górskie Ochotnicze Pogotowie Ratunkowe to organizacja, której zadaniem jest ratowanie życia w wymagających warunkach górskich. Jednak by misja ta mogła być realizowana skutecznie, potrzebne są także solidne fundamenty administracyjne. Właśnie dlatego GOPR postawił na cyfrowe narzędzia, które pozwoliły zapanować nad rozproszoną strukturą i zoptymalizować obsługę wewnętrznych procesów.
Cyfrowa odpowiedź na rosnące potrzeby
Praca GOPR opiera się na działaniu siedmiu grup regionalnych, które funkcjonują w różnych częściach kraju. Każda z nich posiadała własny system prowadzenia księgowości i kadr, co w praktyce oznaczało konieczność obsługi wielu odrębnych baz danych. Wymiana informacji, przygotowanie raportów dla ministerstw oraz bieżący nadzór nad finansami stawały się coraz trudniejsze.
Organizacja potrzebowała rozwiązania, które połączy wszystkie jednostki w jeden, spójny system. Tylko wtedy możliwe było uzyskanie pełnej przejrzystości finansowej i usprawnienie wewnętrznych procedur – bez względu na lokalizację konkretnej grupy GOPR.
Centralizacja jako fundament zmian
Decyzja o wdrożeniu kompleksowego systemu informatycznego okazała się przełomowa. Umożliwiła nie tylko konsolidację danych z różnych jednostek, ale także ich standaryzację. Dzięki temu udało się stworzyć wspólną strukturę organizacyjną obejmującą zarówno księgowość, jak i kwestie kadrowe czy dokumentację wewnętrzną.
W ramach projektu m.in.:
- przeprowadzono migrację danych z lokalnych baz,
- opracowano jednolite definicje dokumentów,
- wdrożono wspólne schematy rozliczeniowe dla wszystkich jednostek,
- zintegrowano system z rozwiązaniami bankowymi.
Tym samym, każda grupa GOPR mogła zachować swoją operacyjną autonomię, jednocześnie działając w ramach zunifikowanego środowiska IT.
Codzienna praca – prostsza, szybsza, skuteczniejsza
Dzięki wprowadzonym zmianom wiele codziennych zadań administracyjnych uległo uproszczeniu. Raporty nie muszą już być zbierane oddzielnie z każdej jednostki – dane są dostępne od razu, w czasie rzeczywistym. Przygotowanie zestawień finansowych czy dokumentów kadrowych stało się znacznie mniej czasochłonne.
System pozwala także na tworzenie spersonalizowanych raportów, które odpowiadają na potrzeby konkretnych jednostek lub całego zarządu GOPR. Co ważne, użytkownicy mają możliwość generowania dokumentów zgodnych z aktualnymi wymogami prawnymi – w tym plików JPK czy opisów analitycznych.
Więcej niż księgowość
Korzyści z wdrożenia nowego rozwiązania są widoczne na wielu poziomach. Usprawnieniu uległa komunikacja pomiędzy jednostkami, zwiększył się poziom kontroli nad danymi, a dostęp do bieżących informacji jest znacznie prostszy niż wcześniej. Jednocześnie system ułatwił zarządzanie zasobami ludzkimi – od umów po ewidencję pracy.
Choć kluczowym obszarem objętym transformacją była księgowość, to zakres zmian objął również inne działy administracji. Dzięki temu program księgowy stał się centralnym narzędziem wspierającym GOPR nie tylko w rozliczeniach, ale i w codziennej organizacji pracy.
Krok w przyszłość
Nowy system to nie tylko odpowiedź na aktualne potrzeby, ale także inwestycja w przyszłość. GOPR planuje dalsze etapy rozwoju – wdrożenie e-Faktur (https://www.comarch.pl/krajowy-system-e-faktur-ksef/) oraz integrację z narzędziami wspomagającymi działania operacyjne. Wszystko po to, by jeszcze skuteczniej realizować swoją misję.
Wdrożenie nowoczesnego rozwiązania w tak złożonej organizacji pokazuje, że technologia może skutecznie wspierać nawet te instytucje, których główną działalnością nie jest biznes, lecz służba społeczna. Odpowiednie narzędzia potrafią znacząco odciążyć pracowników, poprawić jakość zarządzania i umożliwić skoncentrowanie się na tym, co najważniejsze – niesieniu pomocy.